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お届けリストランテ Otodoke Ristorante

2016/11/16

【新人向け】失敗しない忘年会のための幹事マニュアル・2016年版

今年も忘年会のシーズンが近づいてきました。会社で幹事を任されてしまった方、いったい、いつ・何から準備を始めたらよいのか途方にくれていませんか?

忘年会の幹事さんの仕事は、日程の確保にお店の予約・出欠確認・当日の段取りなど、たくさんありますね。そこで今回は、これだけやっておけばOK!というポイントをおさえて、忘年会を成功させるコツを紹介させていただきます。新人さんでもこれで安心!

年末年始はお店が混み合う時期なので、何事も早めに動き出すことをおすすめします。今からでも、忘年会当日までの簡単なタイムスケジュールを作成し、入念なリサーチのもと、上司も同僚も楽しめる忘年会を成功させましょう!


目次

・忘年会成功のカギを握る!お店選びのコツ

◇忘年会のお店が決まったら、下見をして担当者さんと打ち合わせをしよう

・デキル幹事らしく、忘年会の案内メールはきっちりと

◇社内忘年会メールの文例

・忘年会の幹事の挨拶パターン

◇始まりの挨拶

◇締めの挨拶

・忘年会で盛り上がる宴会ゲーム8つ

・初心者の幹事さん必読!忘年会のお悩み解決Q&A

・「おまかせケータリングプラン」で、お料理もスマートに手配


忘年会成功のカギを握るお店選びのコツ

 

メンバーや人数の目処がたったらお店選び。忘年会のお店選びは、立地、店内の雰囲気、飲み物の種類の豊富さ、料理の美味しさ・・・、チェックすべき項目がたくさんあります。

自分一人で調べるのではなく、同僚や先輩に「今年の忘年会は何が食べたい?」とリサーチしてみましょう。
そして漠然と希望を聞くのではなく、いくつか候補をあげ、「昨年が中華だったから、今年はかにすきとしゃぶしゃぶ、焼き肉ならどれがいい?」など、具体的選択肢をあげると、想像もしやすくきちんと食べたいものを考えてくれるはずです。
また、秘書課の女性は役員の会食先を調べたりすることが多く、良いお店を知っているので、相談してみるのもいいですね。

 

 

忘年会の場としては、半個室または個室がよく、大勢の場合、貸し切りにできるお店もいいですね。
また、女性は季節柄ブーツを履いている場合が多く、お座敷など靴を脱がないといけない場所をいやがる人も多いようです。
そんな細かい部分もチェックしながらお店を決められれば、幹事さんの評判アップにつながるでしょう。

お酒好きな人が多い場合、予算オーバーなどを気にせず飲める飲み放題プランが必要です。
飲み放題に含まれるお酒の種類はしっかりチェックしておきましょう。
ビール、日本酒、焼酎、ハイボール、サワー、カクテル、ノンアルコールがそろっていれば安心です。

お料理も「全10品のコース」と書いてあっても、一品ごとがとても少なくボリュームがない場合もあります。
参加メンバーの食べる量を想像しながら、味だけでなくボリュームの確認もしておきましょう。

◇忘年会のお店が決まったら、下見をして担当者さんと打ち合わせをしよう

お店を決めたら、大勢が参加する忘年会です。
必ず下見に行きましょう。会社や最寄り駅からの行き方なども、このときに確認。

お店の担当者の方と、料理のメニューや飲み物、席の配置など打ち合わせが出来るとベストです。また、キャンセル料がいつから発生するのかも確認しておきます。

写真ではすごく雰囲気が良くても、期待外れなことや、お店の対応に不安を感じたら別のお店に変えるなど、実際に足を運んで下見をしたからこそ判断ができます。

 


デキル幹事らしく、忘年会の案内メールはきっちりと

詳細が決まれば、参加者に案内メールを出しましょう。
忘年会の案内メールのテンプレートを参考に、メールを作成します。
「今年の幹事はなかなかきっちりしているな」と上司からのポイントもアップできるかもしれません。
用件はわかりやすく、簡潔にまとめます。
本文には敬語や丁寧語をきっちり使いましょう。

◇社内忘年会メールの文例

タイトル: システム部忘年会のご案内

お疲れ様です。
今年も残すところあとわずかとなりました!

早速ですが、恒例の忘年会の日時が下記の通り決まりましたので
ご連絡申しげます。

今回の幹事は○○が行いますので、どうぞよろしくお願いします。

1. 日時  12月○日(金) 19:30〜

2. 場所 「○○○(お店の名前)」

JR ○○駅 東口 徒歩2分 tel.06-0000-0000
ホームページ http://xxxx.xxxx.xx

3. 参加費

男性 4,000円
女性 3,000円

当日は豪華賞品が当たるゲームも用意しております。
みなさま、奮ってご参加ください。

当日の出欠については、このメールの返信にて、
12月○○日までに 幹事「○○○○(名前)」あてにお知らせください。

件名を変えずに送信お願いします。

………………………
△△△△ 部 「○○○○(名前)」
E-mail xx@xxxx.xxxx.xx
携帯 000-0000-0000
………………………

 


忘年会の幹事の挨拶パターン

幹事さんが司会も兼任する場合があります。
そうでない場合も、幹事さんは始まりの挨拶と、締めの挨拶を行うことが一般的です。

女性が幹事の場合、「今年も一年間お疲れ様でした!今日は、飲み過ぎないよう、楽しんでくださいね」など、少しソフトなコメントを添えるといいですよ。

緊張すると、目がきょろきょろしたり、姿勢が悪くなってしまいがち。
しっかりと準備をしたうえで、堂々と胸を張って姿勢よく!元気な声で挨拶をしましょう。

◇始まりの挨拶

「みなさん、年末でお忙しいところ、忘年会にご出席いただきましてありがとうございます。
本日の、幹事を務めさせていただきます、○○課の○○です。
よろしくお願いいたします。

皆様、この一年、本当にお疲れさまでした。
本日は、120分の飲み放題制となっております。
思い切り飲んで食べて楽しみましょう!
では始めに、○○社長より、ごあいさつをいただきたいと存じます。
社長、お願いいたします。」

◇締めの挨拶

「宴たけなわではございますが、時間の都合もございますので、この辺でお開きとしたいと思います。
本日はお忙しい中をお集りいただきまして本当にありがとうございました。
皆さんのおかげで大変楽しい会にすることができました

一年間お疲れ様でした。ありがとうございました。」

忘年会を締めくくる挨拶は、終了予定時刻の10~15分前に行います。
無事に忘年会を終えることができた感謝の気持ちを伝えましょう。
最後は盛り上がって終われるように、率先して大きな拍手をしたり、社内の恒例で一本締めや三本締めでしめくくる場合もあります。
昨年の幹事さんに、手締めなど聞いておくといいですね。

 


忘年会で盛り上がる宴会ゲーム8つ

みんなが参加できる、簡単にできて無難なゲームのネタをいくつか仕込んでおきましょう。
幹事さんの心得から、ゲーム・景品選びのコツなどが紹介されているサイトもチェックして、限られた時間内に盛り上がるゲームや余興を準備しておきましょう。

ゲットクラブ(イベント・パーティー・記念日を支援する幹事さんの総合情報専門サイト)
https://www.get-club.net/kanji/game/scene/yearendparty

 

(1)ビンゴ大会

 

「今年はビンゴないの?」と上司から催促されるほど、定番中の定番ですよね。
ビンゴゲーム中のお約束、突っ込みどころとしては、「リーチの方いらっしゃいますか~?」のタイミング。
通常のビンゴカードでは、どんなに早くてもリーチになる人は、5回目の数字を発表する前。
それなのに、1回目に数字を発表したあとに、「リーチの方いらっしゃいませんか~」と普通の顔で言えば、誰かが「まだだろ!」「早すぎ!」とつっこんでくれるに違いありません。

 

(2)100円争奪戦ゲーム

参加費100円で、じゃんけんをして勝てば、負けた方から100円をもらえるという簡単なルール。
勝ち抜き戦で、最後まで勝った人が参加人数分の100円をもらうことが出来ます。

 

(3)クイズ大会

個人戦では、解答の確認に時間がかかりすぎてしまうので、テーブルごとなどグループ戦で行ってみましょう。
今年起こった出来事だけでなく、ネット検索しても答えが見つからないような、
「会社の食堂にある自動販売機の製造メーカーはどこでしょうか?」や
「総務部の○○さんは、何月生まれでしょう?」など、
知ってるようで知らない、みんなが共通して考え込んでしまう問題などもおりこんでみると、
盛り上がりますよ。

 

(4)黒ひげ危機一髪

引用(写真):株式会社タカラトミー http://www.takaratomy.co.jp/products/kurohige/products/

各テーブルに黒ひげ危機一髪を用意して、1本ずつさしていきます。
黒ひげが最後まで飛ばなかったチームが勝ち。
単純ですが、「キャー」っと黄色い声もとび、盛り上がります。

 

(5)本物は誰だ?!

麦茶の中に一つだけウイスキーを入れておいて、誰がウイスキー入りの麦茶を飲んだかを当てるというゲーム。
人数分のグラスと麦茶とウイスキーを用意しておきます。
挑戦者は好きなグラスを一つだけ選んで、解答者をだますような演技をしながら飲んでもらいます。
麦茶とウイスキーの組み合わせだけでなく、激辛カレーパンや、水と日本酒という組み合わせもいいですね。
見抜くことが出来るか、だましきれるか、盛り上がりますよ。

 

(6)ピッタリ飲みまショー

挑戦者に目隠しをしてもらい、司会が言った分量だけビールを飲み、どれだけ正確に飲むことが出来るかを競います。
司会が「○センチ、ビールを飲んでください!」という言葉を合図に、ストローでビールを飲みます。
挑戦者が、合っていると思うタイミングで飲むのをやめて、参加者全員が飲みおえた後、物差しで測っていきます。
一番近かった人が勝ち。一番はずれてしまった人には罰ゲーム?!挑戦者の緊張が伝わってきて、みんな笑ってしまいます。

 

(7)人間時計

挑戦者は、司会の合図と同時に目をとじて、1分経ったと思ったら挙手。
1分に一番近かった人が勝ちとなります。
途中でBGMを流したり、集中できない状態を作ったりしても盛り上がります。
司会の時計さえあれば出来るゲームです。

 

(8)ぐるぐるバット

少し危険を伴いますが、子供のころ地区の運動会で、目を回していたおじさんを見て盛り上がってしまったことを思い出すゲームです。
地面に直角になるように立てたバットに頭をつけて、決めた回数ぐるぐる回ります。
回り終えたあと、反対側の壁まで速くたどりつけた人が勝ちになります。

目が回って、よたよたした状態で歩く姿に、思わず笑ってしまいます。
酔いがまわりすぎている人の参加は控えたほうがベターです。

 


初心者の幹事さん必読!忘年会のお悩み解決Q&A

Q1. 忘年会で一番多いトラブルって何ですか?

A. お酒を飲みすぎてダウンしてしまう人が出てしまうことです。

 

年末で、仕事も大詰めだったなか、開催される忘年会。休みの前ともなると、つい開放的な気分になりがち。
そんな時に一番多いのが、お酒の飲みすぎ。
無礼講だといっても、上司に失礼な発言をしてしまったり、飲みすぎでトイレから出てこれなくなったり。
幹事さんは、みんなの酔い具合にも気を配っておきましょう。

 

Q2. 参加予定者の全員の日程が合わないときはどうしたらいいですか?

A. 早めに日程をおさえつつ、メインゲストの都合を中心に決めましょう。

年末は仕事も忙しい時期。年内に片づけなければいけない仕事にみんなが追われています。
1か月前には、忘年会日程を設定しておきたいところですが、それでも都合がつかない人が現れた場合は、社長や上司などメインゲストの予定を軸として、日程を決めましょう。
一次会は無理でも、二次会途中から参加できる人もいるはず。
幹事さんは、かならず連絡が取れる状態にしておきましょう。

 

Q3. 席順はどのようにして決めたらいいですか?

A. くじで決めるのが定番です。

忘年会参加者によほどNGな組み合わせの人がいない限り、当日にくじ引きで決めるのはいかがでしょうか?
テーブルだけくじで指定して、テーブル内は自由に座るというのもいいですよ。

 

Q4. 幹事が無料や割引になるクーポンを使ってもいいんですか?

A. 浮いたお金は、できれば会費に還元するようにしましょう。

会社や職場の雰囲気にもよりますが、事前に幹事メンバーと相談したり、無料になった金額を差し引いた支払総額を割り勘にする方法もあります。
こっそり使って、自分だけ得するというのは、おすすめできません。

 


「おまかせケータリングプラン」でお料理もスマートに手配

会場は確保できているから、料理と飲み物だけ手配したいという方、出張シェフサービス「お届けリストランテ」のケータリングプランはいかがでしょうか?

「何を注文していいのかわからない」「どのくらいの量を頼めばいいの?」「こちらで準備するものはあるの?」など、ぜんぶ丸投げでOK!電話一本で打ち合わせにも伺い、ご予算とご要望に合わせて、すべてこちらでプラニングさせていただきます。

とにかく忙しい幹事さんに、ぜんぶおまかせできるのがとっても助かる!と、好評をいただいております♪

お料理はすべて、京阪神の人気レストランが作ったプロの味。ゲストの方からも喜ばれます!20名様以上からご利用可能。お気軽にお問い合わせください。

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